Los 8 principios del nuevo mantenimiento de flotas de transporte
El valor de un programa de gestión de mantenimiento para su flota de camiones es innegable. Vida útil mejorada, reducción de gastos, reducción del tiempo de inactividad del vehículo. Pero, ¿cómo, exactamente, se puede poner en marcha un programa sólido?
Se comparten ocho consejos para crear un programa de gestión de mantenimiento, además de consejos sobre cómo actualizar su programa actual.
- Reúna toda la información relacionada con el mantenimiento
Primero, comprenda su flota. El seguimiento de la flota por GPS ayuda a facilitarlo.
“Conocer la edad promedio y el estado de las unidades brinda una gran ventaja para estimar los costos iniciales de reparación y mantenimiento ‘actualizados’”, dijo Joseph Shinn, gerente técnico de la Flota de Comerciantes de mantenimiento de servicio mediano / pesado.
Además, asegúrese de conocer la diferencia entre el mantenimiento programado y las reparaciones no programadas.
“Comprender la diferencia entre estos dos tipos de sucesos en la vida útil del vehículo y ser proactivo en lugar de reactivo puede ayudar a presupuestar, controlar el gasto y aumentar la salud general de la flota”, agregó Shinn.
- Defina los objetivos de su flota
Antes de comenzar a construir el marco de un nuevo programa de gestión de mantenimiento, defina claramente las metas y los objetivos de su flota.
“¿Cuál es el desafío que estás tratando de resolver? ¿Es la máxima prioridad maximizar el tiempo de actividad para mantener los vehículos en la carretera? ¿Se está enfocando en minimizar el costo total de propiedad? ¿O quizás lo más probable es una combinación de varios objetivos en diversos grados? Con estos objetivos establecidos, puede comenzar a adaptar los parámetros de su estrategia de mantenimiento para respaldar mejor los objetivos de su negocio ”, dijo Joe Smith, ejecutivo de cuentas de mantenimiento de ARI.
Con sus objetivos claramente definidos, puede explorar la posibilidad de asociarse con proveedores de mantenimiento y, potencialmente, una empresa de gestión de flotas (FMC) cuyos servicios se alinean mejor con sus objetivos.
“Este paso es a menudo donde entra en juego el tamaño y la escala de su negocio. A menudo, la mayoría de las organizaciones se beneficiarán enormemente de asociarse con un FMC que puede ayudar a implementar una estrategia coherente en todos los vehículos de su flota ”, agregó Smith.
Las flotas autogestionadas también deben considerar si sus vehículos están ubicados en el centro o dispersos en un área grande.
“Esto influirá en el lugar donde se reparan los vehículos y con qué proveedores de servicios la flota debe establecer una relación”, dijo Jamie Grams, gerente del departamento de servicio nacional de Enterprise Fleet Management.
- Obtenga participación
Tener la aceptación de todas las partes interesadas involucradas en la flota.
“No se puede exagerar cuán críticamente imperativa es la autoridad reconocida de un administrador de flota dentro de una organización, especialmente cuando se implementa un programa de mantenimiento por primera vez. También es importante solicitar la retroalimentación de los conductores y las partes interesadas clave dentro de la organización que históricamente han estado involucrados en las decisiones de la flota ”, dijo Shinn.
“Impulsar el cambio en cualquier organización es difícil, así que asegúrese de que su liderazgo establezca expectativas”, dijo David Bieber, director de ventas y mercados estratégicos de Mike Albert.
- Planifique con anticipación
Administrar el mantenimiento de su flota no debería ser un juego de adivinanzas. Debe estar bien planificado y pensado a fondo.
“Planifique y comience con una lista de verificación de los aspectos de la gestión que deben incluirse en un programa”, dijo John Wuich, CAFM, vicepresidente de Servicios de Consultoría Estratégica (SCS) de Donlen.
Si una flota planea administrar el mantenimiento por sí misma, es mejor delinear un plan de mantenimiento preventivo que se alinee con las recomendaciones del fabricante del vehículo.
“Los proveedores pueden recomendar servicios demasiado pronto o con demasiada frecuencia, o pueden recomendar un mantenimiento que no es completamente necesario. Siempre es bueno tener un proceso de control y equilibrio ”, dijo Grams de Enterprise Fleet Management.
- Entrene a todos
Asegúrese de tener un programa de capacitación sólido, tanto al inicio del programa como en curso, para los empleados recién contratados.
“Los conductores deben comprender las expectativas y saber cómo utilizar el programa para que tenga éxito”, dijo Bieber de Mike Albert.
No se centre solo en los conductores, “capacite a los técnicos y gerentes en los procedimientos de mantenimiento preventivo”, dijo Cindy Crawford, directora de mantenimiento e ingeniería del grupo Ryder.
Crawford recomendó crear procesos y procedimientos escritos para las inspecciones.
Evite tratar de abordar todos los desafíos de mantenimiento simultáneamente o realizar demasiados ajustes a la vez.
- Tenga las herramientas adecuadas
Además, asegúrese de tener el equipo adecuado para el trabajo.
“Es fundamental utilizar los vehículos y equipos adecuados para la empresa. Los vehículos debidamente especificados funcionarán mejor, durarán más, minimizarán la necesidad de mantenimiento no programado y aumentarán la seguridad de los operadores ”, dijo Shinn.
Ha habido grandes innovaciones en tecnologías telemáticas relacionadas con el mantenimiento.
“Esas tecnologías han impulsado mejoras en todos los aspectos de la gestión del rendimiento de los equipos y los impactos relacionados en el mantenimiento. Al considerar la creación de un programa de gestión de mantenimiento, no solo observe las herramientas que se le ponen a su disposición, sino también quién pone la información a su disposición.
Por lo general, el fabricante de equipos originales (OEM) del equipo que se utiliza tiene la información y las herramientas más sólidas porque tiene acceso a la mayor cantidad de datos y está más informado sobre lo que significan los datos telemáticos. Es posible que la mayoría de los proveedores externos no obtengan toda la información disponible que obtendría un OEM ”, dijo Lee Brodeur, vicepresidente de operaciones de arrendamiento y servicios por contrato de Mack Trucks.
- Analizar datos
El análisis de los datos de la flota existente es fundamental para garantizar el éxito a largo plazo con un programa de gestión de mantenimiento.
“Si no tiene un conjunto de datos históricos para mirar hacia atrás, entonces es imperativo que lo configure rápidamente para que pueda identificar oportunidades para reducir costos y aumentar el tiempo de actividad. Debería preguntarse, ¿lo que hace mi empresa hoy está proporcionando los resultados necesarios? ” dijo Mark Malanca, gerente del Departamento de Camiones, Mecánica y Mantenimiento de LeasePlan USA.
- Esté preparado para el cambio
Un programa de gestión de mantenimiento bien desarrollado debe ser de naturaleza dinámica para ajustar los procedimientos de mantenimiento durante la vida útil de su flota.
“La creación de un programa de este tipo debe estar respaldada por las herramientas adecuadas y debe desarrollarse en asociación con el OEM de camiones para asegurar el nivel necesario de conocimiento y experiencia del producto. De lo contrario, la creación y el mantenimiento de un programa de este tipo podría convertirse en una tarea costosa y que requiere tiempo ”, dijo Evandro Silva, gerente senior de Innovación Conectada de Volvo Trucks North America.
Un nuevo programa implica una revisión de los procesos y cambios actuales que podrían costar dinero adicional por adelantado.
“Es importante confiar en el proceso y darse cuenta de que el programa no está costando más, sino que permite que algunos de sus vehículos reciban el servicio adecuado. Eso puede significar la inclusión o exclusión de ciertos elementos que habían sido aprobados previamente.
Si confía en la empresa y el programa con el que está trabajando y tiene paciencia con los cambios que se están realizando, el programa realmente funcionará.
En poco tiempo, verá una disminución positiva en el tiempo de inactividad y el costo y un aumento en la eficiencia y la productividad ”, dijo Tony Hernandez, líder del equipo de mantenimiento de camiones en Emkay.
Consejos para revisar los programas de gestión de mantenimiento
Si bien los expertos en la materia tienen diferentes opiniones sobre cuándo debe actualizarse un programa de gestión de mantenimiento, sí estuvieron de acuerdo en una cosa: revisarlo con regularidad.
“Todos los días se introducen nuevas tecnologías en todos los campos, no solo en la gestión de flotas. Es difícil precisar la hora exacta en que se requiere una actualización.
La mejor manera de mantenerse al día con las nuevas tecnologías es contar con un programa de gestión sólido y en funcionamiento con un FMC confiable y una red de proveedores que invierte continuamente para mantenerse a la vanguardia de los nuevos avances tecnológicos ”, dijo Shinn de Merchants Fleet.
Su socio de administración de flotas debe incluir una revisión completa del programa y los datos capturados como parte de la revisión de su cuenta.
“Utilice este tiempo para hacer ajustes que faciliten un mayor control y reducción de costos”, dijo Bieber de Mike Albert. Revise los programas actuales cada vez que se agreguen nuevas marcas o modelos a la flota. “Cuando se introducen nuevas marcas o modelos, es una mejor práctica revise el mantenimiento recomendado por el fabricante para estos nuevos vehículos y ajuste las pautas de mantenimiento en consecuencia ”, dijo Grams de Enterprise Fleet Management.
Sea ágil y evalúe y perfeccione su estrategia de gestión de mantenimiento en función de la evolución continua de su negocio y el rendimiento de los vehículos de su flota. “Es importante ser realista sobre la velocidad a la que su empresa puede gestionar el cambio de forma eficaz; no quiere exagerar. Concéntrese en cambios incrementales y manejables. Por lo menos, comprométase a mantener una cadencia regular (trimestral, anual, etc.) para revisar el desempeño de su programa de mantenimiento ”, dijo Smith de ARI.
De hecho, un programa puede, y debe, modificarse en cualquier momento. “Se puede determinar que se necesita un proveedor adicional o proveedores adicionales para respaldar los vehículos. Del mismo modo, los proveedores de bajo rendimiento pueden ser eliminados de una red ”, dijo Wuich de Donlen.
Con los constantes cambios y avances en la tecnología, existe una necesidad casi continua de revisar cualquier programa de gestión de mantenimiento.
“Al seleccionar las herramientas y el software para respaldar un programa de gestión de mantenimiento, una flota debe asegurarse de que el programa esté integrado con una solución de datos del vehículo conectada y con un conjunto de herramientas de análisis, como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial. Esto permitirá que se implementen mejoras continuas a lo largo del tiempo, minimizando la necesidad de cambios constantes en el programa ”, dijo Silva de Volvo Trucks North America.
¿Algún consejo? “Fijar metas. Defina métricas para medir el éxito. Evaluar las lagunas. Tome medidas para corregirlo ”, dijo Wuich.
Escuche a todas las partes involucradas para ayudarlo y recopile información antes de tomar una decisión informada.
“No todas las flotas son iguales, por lo que tampoco todos los programas de flotas deberían serlo. La utilización y los entornos geológicos son donde usted será un activo valioso al tomar una decisión sobre los intervalos de servicio y las complejidades de su flota.
Nadie conoce su negocio mejor que usted. Si conduce mucho al ralentí, frena y arranca, o utiliza los vehículos en condiciones climáticas extremas, es importante que se tomen en cuenta estos factores al implementar un programa. Tenga en cuenta que debe utilizar las herramientas que tiene en su lugar. Considere las millas, las horas y el tiempo al implementar un programa ”, dijo Hernández de Emkay.
Al revisar su plan, considere realizar un análisis FODA para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del plan de mantenimiento actual.
“Algunos ejemplos de preguntas para incluir son ¿qué ha funcionado bien y qué no? ¿Qué cambios se espera que ocurran en nuestro negocio o industria? ¿Qué leyes, regulaciones o precios del combustible podrían representar una amenaza y cómo podríamos preparar una estrategia para esto en nuestro nuevo programa de mantenimiento? ¿Qué informes me ayudarán a gestionar la flota de forma más eficaz? ” dijo Grams of Enterprise Fleet Management.
Y comience a utilizar las nuevas tecnologías disponibles siempre que sea posible y factible.
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