Vale la pena contratar un 3PL?

En el mundo de la logística siempre existe un ingrediente fundamental: “El dinamismo” y entendemos esto como parte del día a día. Siempre existirá una compra “urgente” de alguno de nuestros clientes o quizás una materia prima importante que entregar antes de que una de las líneas de producción más importantes de nuestro cliente tenga que parar. Lo asumimos como parte del proceso, exigencias del mercado en donde la volatilidad del consumismo puede ser tan impredecible (aun teniendo un forecast bien pronosticado).

Sin embargo ¿tenemos la capacidad instalada necesaria para cubrir exigencias que superen un 30%, 40% o hasta 80% más de la que puede soportar la operación?, ¿De qué manera estas preparado para cubrir la demanda “imprevista”?, ¿Cómo aprovechar al máximo las capacidades operativas de las personas? ¿Con qué estrategia de operación aseguraremos que la compañía obtenga mayor cash flow?

Muchas preguntas que quizás no sabrás si delegar a un proveedor Logístico o administrar tú mismo, porque al final un proveedor logístico al dedicarse a eso debe de saber cómo.

En el mundo comercial todas las compañías son clientes y proveedores, demanda y oferta; para ser más claros: Si soy fabricador de empaques para motores de una compañía de Autos puedo ser uno de sus proveedores más importantes, pero detrás de mi hay un proveedor de moldes para mis líneas de producción, un Head-hunter que se encargó de buscarme a los mejores ingenieros del mercado, un Transporte que me da el servicio de entrega o inclusive un proveedor que se encarga de administrar mi operación completa, pero no todos los proveedores dan los mejores servicios y es importante considerar que en una cadena de suministros integral, los proveedores forman parte del ciclo. Y que JAMAS Debes asumir que tu operación inicia desde las puertas de tu almacén, fábrica o nave.

Por lo mismo les presento 4 puntos que considero son importantes a tomar antes de considerar si un 3PL Administrará tu operación o si prefieres invertir en los activos necesarios para llevarla a cabo tú mismo. 4 consideraciones a evaluar antes de revisar los precios y recibir una cotización formal. Por qué citando a un Director que algún día me dijo: “el diablo está escondido en las cosas chiquitas” Te presento puntos que quizás no encontrarás en una cotización o en un análisis numérico de capacidad de piezas entregadas vs ventas.

1.- EL RECURSO MÁS IMPORTANTE 

Sin duda la medula no solo de la operación sino de cualquier compañía, El factorhumano puede jugar tan a favor del crecimiento de tu operación como en contra. Iniciemos primero si quieres lidiar en la administración de nóminas, bonos, Tiempos extra, un sindicato que te apoye o quizás no tanto, sin duda si consideras un 3PL te ahorrarías muchos procesos que si tu compañía no cuenta con los recursos necesarios para administrar es muy aconsejable. Sin embargo si eres responsable de cada uno de los actores de la operación, podrás asegurar que la capacitación, evaluación y desempeño están controlados por ti. Muchos de los proveedores logísticos prometen dar resultado sea la cuadrilla que sea, el supervisor que sea, el gerente de cuenta que sea. Sin embargo en la realidad sabemos que no todos tenemos las mismas capacidades, proactividad o experiencia, por lo mismo; lo recomendable es asegurar que tu proveedor logístico cuente con una rotación de personal baja, capacitaciones, planes de motivación e incentivos; seguramente puedes pensar: “no importa quien este en piso, si me da el resultado que requiere mi compañía” Iniciamos la publicación hablando del “DINAMISMO” y es difícil saber que supervisor, coordinador, mesa de control, auxiliar, etc.. te pudiera dar el 110% que necesita tu compañía un domingo a las 3:00 am. Tu canal de comunicación será el gerente de cuenta. Pero si tú sabes que tu proveedor cuenta con el mejor equipo, no te preocuparas por un resultado negativo. En cambio esto lo puedes administrar tú, si eres responsable del equipo, si tú los preparas para las necesidades de la compañía, si tú les das los objetivos y la motivación.

2.- “TAN BARATA COMO TU LO DESEES”.

“CALIDAD” una palabra tan usada por el gerente comercial al momento de querer convencerte de que es el mejor proveedor logístico. Sin embargo ¿cuáles son sus procesos? Es vital considerar que sin un Master Plan de Calidad hablar de calidad puede ser tan subjetivo como puedas imaginarte. Muchos proveedores logísticos no solo trabajarán tu cuenta y aunque hay proveedores especializados en cierto ámbito comercial siendo así especialistas en la rama, hay proveedores que trabajan con tecnología, alimentos, refacciones y farma por dar algunos ejemplos, considerando esto, si no tienen experiencia alguna en lo que tu empresa comercializa es aconsejable validar que al menos en las otras cuentas tienen un proceso establecido de generación de calidad. Control documental, Auditorias, Muestreos, Estándares.

Hoy la calidad debería estar inmersa en los procesos mismos porque calidad como coloquialmente en el mundo de la logística se dice es: “hacerlo bien y a la primera” sin embargo regresamos al punto 1 (El recurso más importante) ¿Tu proveedor logístico cuenta con las personas capacitadas para asumir que la calidad es inherente al proceso?

Por sentido común, aunque no es un regla, nadie debería saber cómo trabajar mejor el producto que comercializas que tú mismo (existen muchos casos reales en donde no es así). Administrando el personal y la calidad en los procesos operativos de tu compañía es más probable tener en “scope” las debilidades de tu producto, conocer el árbol de pérdidas de los rechazos o devoluciones, controlar y reducir las mermas del proceso que tú mismo implementaste.

La calidad en tu producto y en tu proceso puede ser tan costosa como tú lo desees, por lo mismo dependerá que enfoque, valor agregado o costo beneficio le encuentres a la calidad en tu proceso. Lo que aconsejo es que entiendas por calidad como parte de la cultura de tu compañía; más que de un análisis numérico. Quizás teniendo ese enfoque la calidad puede ser tan barata como tú lo desees.

3.- ENAMORATE DE UN PLAN

¿A donde deseas potencializar las ganancias de tu compañía? Mientras más control tengas de tu operación más seguro estarás de tomar decisiones. Y para tomar esas decisiones, el plus que debería dar tu proveedor logístico no es tomar decisiones por ti, al final el negocio no es de él. Sin embargo un buen proveedor logístico entiende que si no eres experto en el control operativo y le pagas a él; porque es su “razón de ser”; Su deber es darte el mejor consejo para que las perdidas sean las menores.

“cero perdidas” una frase aprendida en una de las compañías en las que tuve la dicha de trabajar.

No hablaremos del proveedor logístico que no se tomó la molestia en aconsejarte, hablaremos de los que lo hicieron, ¿pero en base a que te da ese consejo? Es crítico que el proveedor logístico que consideres cuente con una estrategia de mejora continua. Herramientas que lo ayuden a tomar decisiones, planes de acción que muestren avances ante alguna desviación, Análisis realizados que ten un 80/20 de perdidas, tomar decisiones en base a números, puede servir bastante y nuevamente cito el punto 1 (el recurso más importante) si la persona (no el proveedor logístico como empresa) que te aconseja tiene experiencia.

Si administras tú el proceso de mejora continua de tus procesos aconsejo que te “enamores” de una o dos herramientas de mejora continua: CAUSA EFECTO, PARETO, HISTOGRAMA, ESTRATIFICACION, GRAFICOS DE CONTROL, ETC… Involucra a la operación, crea comités que te ayuden a generar “savings”, mesas de trabajo, animaciones de resultados, supervisión, generar dueños de procesos, responsables de áreas. Considero que el mejor amigo de la GESTION de un MANAGER es la Mejora continua.

4.- “LA IDEA ERA OTRA…..”

Antes de firmar el contrato con un 3PL tienes que hacerte una pregunta tan simple y sencilla: ¿PARA QUE ESTOY CONTRATANDO UN 3PL? y no me refiero a la respuesta automática “para que administre mi operación” antes de pensar cuantos pallet position les ofrecen, si cuentan con sistema de circuito cerrado, salas de juntas inteligentes con proyector y mini Split, racks y montacargas nuevos, capacidad instalada de hasta “x” número de piezas por día, o maquilas de hasta “y” número de piezas por hora, con un handling baratísimo.

Revisa con dirección, compras, proyectos o el área que le competa a tu empresa, que necesitan de ese proveedor logístico. Buscan un proveedor que maneje la operación como ningún otro pero sin servicio de estrategia alguna o un proveedor que vaya de la mano con la mejora continua.

Es decir. Antes de considerar la estructura de un 3PL. Es importante que analices la tuya primordialmente. ¿Quién será los ojos internos de tu empresa dentro del 3PL? ¿Que necesitas que realice en particular ese o esos personajes? ¿Van a supervisar? ¿Analizar? ¿Mejorar? Antes de firmar cualquier documento ten en claro que harán las personas del área logística de tu empresa, en ocasiones puede ser confuso que actividades realizara cada quien si no se estipula desde un principio. Y lo menos preocupante es que tu proveedor no entienda sus funciones, cuando ni siquiera tu equipo entiende las suyas. Divide el pastel de forma estratégica, considera tener la descripción de puestos bien detallada, segregar actividades que no le dan valor agregado a tu equipo, identificar posibles debilidades de 3PL para que las personas de tu compañía soporten esa oportunidad, empoderar a que las personas responsables de la logística de tu compañía generen reclamaciones formales, cuenten con la data suficiente para hacer análisis y tengan la suficiente autoridad de realizar los cambios necesarios en la operación. La peor pesadilla como cliente es que termines haciendo la operación que tu 3PL no puede realizar por una clausula escondida en el contrato, o un análisis jamás mencionado en la contratación o algo tan sencillo como un formato que jamás se mencionó se debía llevar. Si detectas esto una vez iniciado el proceso quizás puede ser tarde para tener bien administrada tu operación.

Esto puede ocurrir también si eres dueño de tu propia operación, auxiliares que hacen trabajo de almacenistas, etiquetadores que realizan trabajo de operadores de montacargas, supervisores que trabajan de coordinadores o inclusive jefes que realizan el papel de manager cuando el manager no es eficiente. Sin embargo cuando hay dos razones sociales de por medio aún puede ser más confuso. Y al final todos son parte del mismo equipo, tu puedes gestionar el crecimiento profesional de tu gente, está en ti como responsable de la operación detectar esas oportunidades para dar oportunidades laborales, mismas que no podrás administrar con un tercero en donde tu injerencia estará estipulada en el contrato con los alcances y responsabilidades de ambas partes como cliente y proveedor.

Para concluir; no existe verdad absoluta sobre que convenga más, si un 3PL o una administración propia, sin embargo es importante considerar el enfoque que tu empresa le quiere dar a la operación, analiza bien los costos y quizás el overcost que puedes tener si tienes un pico de ventas, revisa que el costo beneficio sea el que espera la empresa. Capacidad instalada, servicios de “valores agregados”, ubicación estratégica para un costo logístico más rentable, controles que te aseguren poca merma, y no hagas a un lado los 4 puntos mencionados, pudieras ahorrarte muchos problemas logísticos que no tienen nada que ver con el “dinamismo” mencionado al inicio del artículo en donde en ocasiones se pretende excusar ese “dinamismo” con malas decisiones.

 

 

Fuente Juan José Flores Ramirez