La telemática como aliada de los operadores de unidades de carga

Cómo lograr la complicidad de los operadores para sacar el mayor rendimiento a la tecnología de gestión de flotas

La tecnología para gestión de flotas puede aportar múltiples beneficios a las empresas: reducción de costos, optimización de los procesos comerciales, mejora del servicio al cliente, así como un mejor cumplimiento de las regulaciones legales. Pero, a pesar de todas estas ventajas, algunos empleados suelen ser reacios a las soluciones de flotas que implican conocer la posición de los vehículos, especialmente cuando se rastrean sus actividades al volante.

Para minimizar ese rechazo resulta vital un buen proceso de implementación, convenciendo a los trabajadores de que una solución de este tipo mejorará los procesos operativos, su trabajo diario y, por ende, los resultados de la empresa.

Webfleet Solutions, una de las empresas líderes a nivel mundial en soluciones de telemetría para gestión de flotas, aconseja tener en cuenta los siguientes puntos para que la introducción de una solución de gestión de flotas sea exitosa:

1. Transmitir a los conductores la importancia de utilizar los recursos de forma moderada y eficiente, haciendo hincapié en que es algo beneficioso para ambas partes, tanto para empleados como para la empresa. Esto es especialmente relevante durante tiempos económicos difíciles y, en algunos casos, puede significar la diferencia entre empleos seguros y despidos.

2. Explicar los beneficios que la telemática puede aportar al personal:

  • Menos estrés al conducir (gracias a la navegación conectada vía satélite).
  • Protección contra acusaciones falsas sobre disputas con clientes, daños al vehículo o infracciones de tránsito.
  • Reducción del trabajo manual, ya que los reportes automatizados eliminan la necesidad de completar los libros de registro.
  • Distribución más equitativa de las órdenes.
  • Condiciones laborales más seguras. Los administradores de flotas pueden, por ejemplo, cuidar a los empleados que transportan mercancías de alto valor y asegurarse de que se respetan los tiempos de descanso.

3. Ser transparente en la comunicación y explicar que la implementación se fundamenta en beneficios comerciales y no en una desconfianza hacia el personal. Los conductores en ningún caso deben entender la telemática como un «espía en la cabina» o algo similar. Para evitarlo, se debe aclarar que su función se limita a localizar el vehículo y no a los empleados. Además, conviene brindar al personal la oportunidad de hacer preguntas y así resolver cualquier duda que pudiera surgir. De esta forma, se evitan posibles malentendidos.

4. Mostrar confianza en la herramienta y conocerla a fondo, de modo que se resuelvan todas las dudas que puedan surgir por parte de los empleados desde el principio. De lo contrario, los conductores no confiarán en la estrategia de la empresa.

5. Involucrar a los encargados de los departamentos en la planificación y selección de la tecnología. Esto significa contar con más embajadores comprometidos con los beneficios y propósitos de la herramienta que ayuden, no solo a reforzar el mensaje con el personal operativo, sino también a mejorar la percepción del personal y, en consecuencia, su aceptación a todos los niveles.

6. Perder el miedo a la tecnología. Webfleet Solutions es reconocido por la facilidad de uso de sus soluciones de telemetría. No obstante, si es necesario, se debe ofrecer formación para minimizar las reservas que los empleados pudieran tener.

7. Desarrollar programas de incentivos para empleados, lo cual fomenta una actitud más positiva hacia el uso del sistema. Por ejemplo, el conductor que consuma menos combustible por kilómetro en un año puede recibir un día adicional de vacaciones o una bonificación financiera. Midiendo los costos de combustible ahorrado con una solución telemática las empresas podrían traducir dicho ahorro en una bonificación a los salarios. En muchas empresas esto ya ha demostrado ser eficaz.

8. Garantizar y respetar la privacidad de los empleados en todo momento. Es común que los conductores tengan permitido utilizar los vehículos de la empresa para otros fines además de los laborales. En esos trayectos se genera una gran cantidad de datos, a veces confidenciales (posiciones, rutas…), cuya privacidad también debe estar asegurada. Un sistema de telemetría permite al usuario del automóvil (empleado) indicar cuándo inicia un viaje personal (modo privado), por lo que el acceso a esta información en estos periodos de tiempo debe ser restringido y hacerse mediante un inicio de sesión seguro. Estos datos deben ser consultados solo de manera puntual y con propósitos muy específicos; por ejemplo, si se sospecha que se está haciendo un uso del vehículo en perjuicio de la empresa.

Es normal que los conductores se muestren escépticos ante nuevos sistemas y procesos. Sin embargo, una gestión de cambio eficaz puede mejorar la aceptación por parte del personal. De acuerdo con los expertos de Webfleet Solutions, una comunicación clara y transparente es clave para implementar un sistema de gestión de flotas con éxito y que este se convierta en un valioso apoyo en el día a día del negocio.

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