Las 8 claves al implementar ZAM

A lo largo de nuestra experiencia de más de 20 años, hemos logrado identificar los factores clave que las empresas necesitan para que la implementación de un sistema integral (ERP) como ZAM, sea exitosa.

  1. Integre la convicción y compromiso de los líderes de la empresa

Asegure la convicción y el compromiso de los líderes con respecto al uso del ZAM antes de empezar con el proceso de desarrollo de la implementación. Cualquier nuevo enfoque en la administración de la estrategia o del desempeño de una organización requiere de una fuerte y activa participación y compromiso por parte del Director General y del equipo ejecutivo para ser exitoso.

  1. Identifique las necesidades y prioridades de la empresa

Asegúrese que ZAM se está implementando en su organización por las razones correctas. El ZAM está diseñado para proveer a las compañías un marco Operativo, Administrativo y de Indicadores para enfocar a la organización en aquellas actividades que agregan valor y administrar con éxito la ejecución de las estrategias de la empresa. En organizaciones que utilizan el ZAM por razones diferentes a estas, se genera una resistencia a la implementación.

  1. Promueva la participación de  todos los empleados en la implementación

Bajar la estrategia a todos los niveles de la organización y lograr que los empleados se involucren en su desarrollo es elemental para hacer de la estrategia la tarea diaria de todos en la organización. Es importante recordar que la estrategia tiene que ser conocida y ejecutada principalmente por los operativos o por los que están en contacto directo con el cliente.

  1. Defina claramente los indicadores que se desean obtener y verifique correspondan a los objetivos estratégicos de la empresa.

Para mostrar el desempeño de los objetivos estratégicos y la estrategia del negocio, se deben utilizar únicamente uno o dos indicadores por objetivo estratégico. El ZAM Información Gerencial ideal se compone de aproximadamente 25 objetivos y de 50 indicadores, promediando 2 indicadores por cada objetivo. Aunque es común que al principio exista demasiada información, las organizaciones deben revisarlos hasta que se conviertan en información práctica y útil.

  1. Evite pensar que se trata de un proceso estático y evalué periódicamente la utilidad de la información.

Las estadísticas demuestran que al menos 30% de los indicadores estratégicos iniciales cambian en el primer año del uso del ZAM Información Gerencial, esto es debido a que muchos de los indicadores que se pensaron como idóneos en su momento, no lo son y algunos indicadores que se pensaron inútiles en un principio, resultan una fuente de información estratégica. La clave está en dejar que los indicadores se prueben por sí mismos (generalmente 3 periodos de juntas).

  1. Concéntrese en tener un buen análisis de la causa raíz de los problemas y en implementar las acciones correctivas necesarias.

Enfóquese en construir una cultura que comparta, discuta y resuelva problemas de bajo desempeño de los indicadores de manera abierta y constructiva. Un buen uso del ZAM debe entender que los indicadores proveen a la organización de una oportunidad de enfocarse en temas estratégicamente relevantes que necesitan de atención e inversión de recursos para alcanzar los resultados esperados.

  1. Asegure la sustentabilidad de ZAM mediante la asignación de roles y recursos desde el inicio del proyecto.

Es muy importante tomar en cuenta que, para que el proceso de ZAM funcione de una manera óptima, debe manejarse como cualquier otro proceso continuo dentro de la organización. Para asegurar su éxito, el ZAM debe contar como mínimo con un líder ejecutivo, un gerente y un administrador de la herramienta. Para asegurar el sustento del ZAM es necesario que se designen estos roles y recursos desde un inicio, aun cuando no sean recursos de tiempo completo.

  1. Utilice el ZAM a lo largo y ancho de la organización.

“Esta es la única manera en que puede realmente facilitar la integración, la administración y el control sobre sus gastos para que se vean reflejados en un incremento en la productividad de la empresa” Las organizaciones exitosas involucran a sus accionistas y empleados en las reuniones de resultados del ZAM Información Gerencial y en los foros de discusión y lo comunican ampliamente, tanto interna como externamente.

 

Ing. Alfredo Lozano

CEO LIS

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