Establezca indicadores para la cobranza en su empresa de tansporte

Es de suma importancia enfocarse y concentrarse en medir los indicadores correctos que le apoyen a mejorar su flujo de efectivo y, por ende, el crecimiento de su empresa. Uno de los indicadores clave que le sugiero analice e implemente es la “Antigüedad de las facturas al asignar a un tercero”, ya sea a su agencia de cobranza o abogado.

Este indicador le permitirá percatarse si su empresa está respetando sus políticas de crédito y cobranza establecidas, o si básicamente está descuidando su cartera al no respetar las políticas y procedimientos internos.

Es muy sencillo usar este indicador, le diré cómo.

Cada vez que asigne una cuenta a un tercero, dé de alta en una hoja Excel los meses que tiene de vencida la cuenta al ser asignada. Al final del mes calcule el promedio de todas sus asignaciones y tendrá la antigüedad al asignar a un tercero de dicho mes. Haga esto mes a mes y tendrá un gráfico al cual le llamo “Electro de cobranza vencida”, o bien, el promedio mensual de la antigüedad de sus cuentas al asignar a terceros.

Una vez que tenga su gráfica, es importante medir tanto la frecuencia como el intervalo de las asignaciones.

Si su empresa es mediana o grande, una frecuencia sana y común es la asignación mensual de cartera a terceros. Si su empresa es chica, entonces podrá variar dependiendo del número de clientes y facturas expedidas durante el mes.

Si su empresa contempla en su política de crédito y cobranza el asignar cuentas vencidas de tres meses, o antes si hubiera alguna disputa o negativa de pago, el intervalo deberá ser no mayor a 3 meses.

Analicemos la siguiente gráfica. Este análisis pertenece a una empresa autotransportista que no está respetando sus políticas de crédito y cobranza. Las asignaciones varían de 1 a 30 meses, y asigna en promedio cada tres meses; siendo que es una empresa muy grande debería de estar asignando a un tercero cada mes.

Analisis antiguedad

Al analizar la antigüedad de las asignaciones en empresa grandes de transporte de carga nos encontramos casi siempre con dos gráficas. La primera y mas común es aquella gráfica que muestra una frecuencia irregular, y el intervalo mostrando antigüedades que van desde 6 a 30 meses. La segunda es la gráfica que muestra una frecuencia regular y el intervalo mostrando antigüedades que van desde 1 a 5 meses.

Sin lugar a dudas, este indicador refleja en gran medida el nivel de preparación y profesionalismo de la administración de la empresa y el departamento de crédito y cobranza en cuanto al tema de cobranza extrajudicial.

Si usted hiciera uso de este indicador en su empresa considerando las asignaciones del año pasado, ¿Qué reflejaría? Considérelo, estoy seguro de que hay mucho campo para mejora, mucha suerte.

Hasta la próxima.

**El autor dirige la agencia de cobranza especializada en el transporte de carga, AFS International (www.fletesycobranza.com) y es autor de los libros “Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga” y “Política de Crédito y Cobranza- Guía práctica”. www.afs-int.com